Вадим Панов родился 15 ноября 1972 года в городе Москва. В 1989 году поступил в Московский авиационный институт на факультет радиоэлектроники летательных аппаратов. Во время учебы он активно принимал участие в деятельности студенческого театра «Зеркало», где в 1994 году по его пьесе был поставлен спектакль «Такие игры». В 1995 году Панов окончил МАИ с дипломом радиоинженера.

Литературная деятельность Панова началась в 2001 году, когда был опубликован «фэнтезийно-городской» роман «Войны начинают неудачники», положивший начало циклу «Тайный Город», писателю в то время было 29 лет. Писатель регулярно проводит встречи с читателями, дает много интервью, общается с поклонниками на форуме своего сайта.

Вадим Панов категорически отрицает, что является автором рассказа «По пути в Казань», опубликованного в 90 годах в сборнике «Отчет о реальности», где так же «засветились» немало авторов, ставших потом известными и издаваемыми, например Виктор Пелевин.

Вадим Панов женат. Супруга Наталья является самым главным и самым строгим критиком его работ. В семье две дочери: Ирина и Полина